Não é raro encontrar uma oficina com chão brilhante, tudo muito limpo e organizado, ou ainda uma loja bem arrumada, onde os produtos procurados são fáceis de encontrar, mas quando o assunto é documento de papel, uma bagunça e desorganização.
por José Palacio
Em muitas empresas que somos convidados a realizar pré-auditoria para certificação, seja oficina de reparação ou comércio varejista de autopeças, a primeira e maior dificuldade que encontramos é o entendimento do proprietário de que ele precisa investir não apenas em boas ferramentas, mas também em bons profissionais administrativos.
Não é raro encontrar uma oficina com chão brilhante, tudo muito limpo e organizado, ou ainda uma loja bem arrumada, onde os produtos procurados são fáceis de encontrar, mas quando o assunto é documento de papel, uma bagunça e desorganização. Falta controle das contas, da entrada de dinheiro, dos cheques pré-datados, quadro de funcionários, entre outros.
Desta forma, todo o dinheiro ganho na operação é perdido na falta de organização burocrática, o que reflete de forma negativa no negócio. O que fazer nesta hora? Existem diversas alternativas, desde contratar um profissional de administração até a realização de cursos específicos que ensinam como lidar com tantos papéis.
Sempre ouço do pessoal que visito que não é possível deixar uma pessoa estranha tomando conta do dinheiro, e que isso deve ser feito por alguém da família. Este caso é típico e muito freqüente nas empresas familiares: enquanto uma pessoa faz a parte operacional (técnica ou vendas), o companheiro (esposa, filha, filho ou marido) cuida do financeiro-administrativo.
Não há nada errado neste modelo, desde que as habilidades sejam similares, enquanto um realiza bem o trabalho operacional o outro faz o mesmo na administração. Este pequeno detalhe faz toda diferença entre o sucesso e a sobrevivência.
Como fazer isso? Existem algumas perguntas que você pode ser fazer frequentemente, para saber se tudo está bem ou se é preciso melhorar. Uma delas é quanto é minha despesa mensal? Em que tenho gasto tanto dinheiro? Por que? Existe alguma forma de gastar menos?
Estas perguntas revelarão se o dinheiro está sendo bem empregado ou não, se existe oportunidade de fazer o mesmo gastando menos, mas sem se esquecer da qualidade. Nenhuma empresa sobrevive sem saber o quanto gasta e com o que gasta. Um relatório bem simples pode ser criado, com anotações diárias de tudo que é gasto no dia, com um breve descritivo.
Neste mesmo caderno, é possível criar uma coluna com os valores do dinheiro que entra, também com o descritivo da venda realizada. Este, caros amigos, é o livro caixa, que para muitos é básico, mas outros não sabem nem que existe. E aqui vai uma dica: os cheques pré-datados podem ser registrados na data de depósito, porém a venda, na data que foi realizada. Em ambos, deve se anotar uma referência, para que no futuro, seja fácil a compreensão.
Algumas instituições de ensino têm cursos específicos que ajudam o técnico a se tornar empresários e não são difíceis encontrá-las: os Senais e os Sebraes são boas referências. A nós, do IQA, cabe indicar os caminhos, pois estes são os primeiros passos para a certificação.
José Palacio é auditor técnico do IQA - Instituto da Qualidade Automotiva
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