detalhes atrapalham a produção dos funcionários, representam muito dinheiro em nossa empresa e é importante tomarmos uma decisão de mudança de postura imediata
por Fábio Moraes
Muitos conhecidos meus podem discordar, mas o que vamos mostrar a seguir é que oficina é um ótimo negócio e ainda tem uma boa margem de resultado. Claro que focaremos na gestão, mas, para entendermos melhor “porque uma oficina ainda é um ótimo negócio”, precisamos voltar um pouco no passado.
Nunca, em minha vida, vi algum negócio que tenha tantas variáveis quanto uma oficina. É uma fábrica de problemas e, costumo dizer, que os problemas de uma oficina pequena são os mesmos de uma oficina grande; o que muda mesmo é o tamanho do problema.
Vamos citar como exemplo uma oficina que faz em média 200 carros/mês (mecânica). Vamos lembrar também que em nosso conceito “fazer” 200 carros/mês significa que, no mínimo, 200 carros no mês foram entregues. Não são contabilizados os veículos que ficaram prontos e os clientes não buscaram na virada do mês.
“Então por que em uma oficina o dinheiro sai por entre os dedos?”
O dinheiro sai por entre os dedos, porque não damos atenção a todos os detalhes. Eles passam despercebidos diante de nossos olhos. A todo instante, eles nos chamam e não damos ouvidos. Vamos separar a parte produtiva da parte administrativa. Vamos levantar e comentar sobre estes detalhes. Cada item abaixo deve ser conferido em sua empresa. Você se surpreenderá de como estes problemas atrapalham a produção dos funcionários, como eles representam muito dinheiro em nossa empresa que sai por entre por dedos e como é importante tomarmos uma decisão de mudança de postura imediata.
A mudança é cultural, e começa pelos proprietários.
Produção:
01 – Linha de ar: Quantas vezes “ouvimos” o ar vazando nas mangueiras e não nos preocupamos em arrumar.
Ação: Veja onde tem vazamento e mande arrumar de imediato.
02 – Lâmpadas acesas no pátio sem necessidade: As luzes devem ser acesas somente quando necessário e é fundamental para o trabalho ser bem executado.
Ação: Observe durante o dia se não tem luzes acesas. Oriente seus funcionários.
03 – Ferramentas sem manutenção: Mande algum funcionário, ou você mesmo, dar uma “corrida” por toda a oficina e fazer um levantamento de todos os equipamentos e quais precisam de reparos ou até de novos.
Ação: Faça um cronograma das mais baratas para as mais caras e mande arrumar.
04 – Compras de peças de veículos sem prévia avaliação: Todo mundo fala que não faz isso, mas dificilmente encontro uma oficina que trabalha de forma correta neste item.
Ação: Antes de autorizar o comprador a executar a função de compra, verifique se não existe mecânica “grande” no carro. Peça para o comprador acostumar a verificar se existe peça em “BO” na fábrica, antes de fazer o pedido. Analise os complementares. Isso vai fazer com que você acerte mais na previsão de saída dos carros, junto a seus clientes, e vai fazer você também não comprar peças para carros que ainda terão de esperar por alguma peça de fábrica.
05 – Material de consumo, insumos e tintas: Custo alto e falta de acompanhamento diário.
Ação: Uma oficina (neste caso de funilaria) que faz 100 carros/mês (com pequena, média e grande montas), deve gastar em torno de R$ 11.000,00 por mês (com material de alta tecnologia). Se isso não estiver acontecendo, não tenha dúvida que você está trabalhando errado, ou acompanhando errado. Tenha este número como referência e comece a controlar o seu gasto. Converse com seu fornecedor. Mostre seus números a ele. Busque outras opções no mercado. Monitore diariamente.
06 – Falta de cumprimento de prazos: Por falta de planejamento, algumas vezes os veículos são entregues fora do prazo.
Ação: Todas as vezes que entregamos um carro fora da data combinada e não mantemos nosso cliente informado, corremos um sério risco de ter de disponibilizar um “táxi”, um “leva e traz”, um “carro reserva” e, muitas vezes, colocar nossa “cara a tapa”.
Lembre-se de manter seu cliente informado de tudo. Muitas vezes, acabamos assumindo uma culpa que não é nossa por falta de informação. Converse com sua recepcionista ou seus consultores e peça para eles documentarem o atendimento no software de gestão Ultracar. Quando alterar uma programação de entrega, o cliente deve ser o primeiro a ser informado. Isso não é complicado; só deve virar rotina. Se você cobra e acompanha, o procedimento anda.
07 – Funcionários demais no setor: Nunca tenha funcionários a mais em cada setor.
Ação: Reuniões. Muitas reuniões. Faça reuniões permanentes e rápidas, às vezes de 5 minutos. Mostre que é melhor trabalhar mais enxuto. Busque retirar o máximo de cada um. Use a empresa como exemplo, quando discriminar quantos funcionários cada uma deverá ter em cada setor.
08 – Sucata: Lembre-se que ela não é lixo. Deve ser armazenada de forma correta.
Ação: Oriente seus funcionários. Peça para armazenarem as peças de sucata corretamente. Negocie com seu sucateiro. Conheço oficinas que pagam o décimo terceiro salário só com o dinheiro da sucata vendida no decorrer do ano.
Administrativo:
01 – Contas de telefone: Sua empresa não pode gastar mais de R$ 1.000,00 por mês entre contas de telefone e celular.
Ação: Para ligações interurbanas e fixo, use o Voip. É barato e funciona. Só com essa medida você reduzirá muito o custo de sua conta. Se você não sabe como fazer, procure informações no mercado. Não é difícil implantar. Para celular, use um plano corporativo, onde todos falam entre si, sem custo e onde existe uma “minutagem” disponível para cada número. Dá para monitorar para qual número cada um está ligando, e para bloquear mensagens, interurbanos e receber ligações a cobrar. Vai dar um pouco de trabalho conversar com cada operadora, mas vale a pena. Inclua o rádio neste pacote.
02 – Papel: Numa oficina, imprime-se de tudo.
Ação: Use papel reciclado. Leia os e-mails e não peça para imprimirem e deixarem em sua mesa para depois você ler. Separe os e-mails por ordem de assunto em pastas e organize seu Outlook. Defina o que é necessário e imprima somente isso para anexar ao processo. Faça o fechamento de final de mês usando seu software de gestão. Use rascunho.
03 – Emissão de Nota Fiscal: Com a nota fiscal eletrônica, o processo de emissão ficou mais lento que o convencional.
Ação: Programe o seu pessoal para que a nota fiscal seja impressa e/ou gerada (quando eletrônica) com no máximo dois dias após a saída do carro. Algumas seguradoras pagam com até 5 dias úteis; outras com mais tempo. Por que pagar juros do cheque especial, se posso agilizar o faturamento da empresa? Tem oficinas que visito que ainda demoram mais de 10 dias para gerar um faturamento, depois que o carro saiu. Isso é mudança de costume e acompanhamento.
04 – Orçamentos pendentes para faturar: Quantas vezes não podemos faturar um veículo por que ficou alguma diferença de preço e o orçamento não fecha com os valores autorizados, ou ainda aguardando alguma pendência a ser resolvida?
Ação: Os complementares (no caso de funilaria) sempre deverão ser feitos com os carros “desmontados”. Todos os problemas deverão ser resolvidos enquanto o carro ainda estiver na oficina. Lembre-se que a maioria das seguradoras não paga diferenças de preço de R$ 15,00 ou menos. Se isso acontecer, houve algum erro no processo. Tenho certeza de que muitos vão dizer que isso não acontece na sua oficina, mas olhe com atenção. Vejo isso todos os dias.
05 – Descontos em peças e agrupamento de duplicatas: Quantas vezes seu fornecedor entrega uma NF com várias peças e seu comprador devolve uma ou duas, por não estarem de acordo com o pedido? Quem garante que essas peças devolvidas não vão estar na próxima fatura que seu fornecedor enviar? O erro é do fornecedor ou é seu?
Ação: Sempre que houver alguma peça devolvida, o comprador deverá formalizar junto ao departamento financeiro da empresa o valor total da NF do fornecedor e o valor a ser debitado pela devolução das peças. No momento do agrupamento das duplicatas pelo software de gestão, você conseguirá acompanhar para que sua empresa não pague mais do que deve e que o desconto na duplicata seja garantido.
06 – Check-list de entrada e de saída: Normalmente sempre aparece algum problema na entrega dos carros.
Ação: Fotos. Muitas fotos. Na entrada do carro na oficina e quando o veículo estiver pronto. Se você não fizer isso, corre o risco de ser obrigado a pagar por algum problema que não é da oficina. Quando fica a palavra do cliente e a nossa palavra, muitas vezes acabamos mandando arrumar para não levarmos um problema para frente. Oriente seus consultores a baterem as fotos e armazenarem no software de gestão.
Pode parecer complicado mais não é. Existem vários outros “gargalos” em uma oficina de funilaria que ainda vamos comentar e que fazem o dinheiro sair por entre os dedos. Lembre-se que as margens de lucro caíram muito. Ganhamos naquilo que controlamos.
Encare as questões acima como um desafio para ser implantado, seguido e cobrado em sua empresa. Comece eliminando item a item. Você verá que os resultados aparecem, mesmo que demorem um pouco.
Não importa o tamanho de sua oficina. Importa se você tem ou não o controle sobre ela. Este é o primeiro passo. Recorte desta revista e coloque em um lugar que você veja todos os dias. Obrigue-se a fazer este exercício.
Sem gestão, não há solução!
Fábio Moraes é auditor e instrutor do IQA - fabio.moraes@iqa.org.br
(publicado originalmente no jornal oficina Brasil, junho de 2011)
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